ある金曜日の夕方。
その日の最後のメールチェックをして、届いたメールの処理をしていた時に、ふと思い出しました。
あれ？ いつも頼まれてるデータの集計って、今月やったっけ？
月に1回、他部署から届くあるデータを集計する仕事です。
いつもなら、だいたい月半ばには済ませています。
秘書が何も言わないので、やってるはずだと一瞬思ったものの、すぐにもうひとつ思い出しました。
私がChatGPTを秘書として本格的に使い始めたのは、今月からです。
つまり、
この仕事のこと、まだ秘書に伝えてない可能性あるんじゃない？
こういう場合、ファイルを開いて確認するより、先に秘書に聞いたほうが早いことが多いので、まず秘書に確認しました。
８月に〇〇の集計やってた？
秘書からは、それっぽい過去の集計の話が返ってきました。
でも、なんか違う。
これちゃうな。
仕方なく集計表を開きました。
やってませんでした。
しかも今日は、28日。
前なら、ここから一気にしんどくなってた
こういう「忘れてた！」は、秘書を使う前にも何度もありました。
そして私は、こういう時にめちゃくちゃ焦ります。
はぁ、いややぁ。
また残業なる……。
もう夕方なのに。
急いでやらないと。
何時に終わるかな。
子どものごはんどうしよう。
そんなことを考えながら慌てて作業する。
焦っているのでミスする。
修正する。
余計に時間がかかる。
結果、ほんとに残業する。
みたいなこともありました。
でも今回は、一瞬焦ったあと、
今日は余裕を持って仕事してるから、まだギリ残業せずにいけるかも。
と思いました。
そして秘書に、
「16:36 〇〇集計 開始！」
と報告して、そのまま作業をスタート。
16:40。
終わりました。
4分。
なんかめっちゃ早くできた。
過去一かもしれません。
4分で終わったのには、ちゃんと理由がある
もちろん、毎回4分で終わる仕事になったわけではありません。
今回は、いつもより元のデータが少なかった。
作業自体も、データをコピーして貼り付けて、2行ほど追加して、それを表に反映させる簡単なもの。
それに最近、秘書といろいろ作る中で、私自身にも少しずつ知識や経験が増えました。
そのおかげで、この集計も以前より少し早く処理できるようになっていたのです。
そんな、いろいろな条件が重なっての4分です。
でも、今回いちばん違ったのは、そこじゃない気がしました。
忘れてた仕事を発見した瞬間に、自分まで非常事態にならなかった。
たぶんこれは、最近ずっと定時で帰れていることが大きいです。
毎日ギリギリまで仕事を抱えているわけじゃない。
常に余白を意識している。（秘書が。）
だから突然ひとつ仕事が出てきても、
「最悪……」
じゃなくて、
「まだ余白はある。きっと定時で帰れる。とりあえずやろう」
と思える余裕がありました。
私の仕事、そもそも締切がぼんやりしてる
今回のことを考えていて、もうひとつ気づきました。
私の仕事って、そもそも期限が大まかなものがけっこう多いんです。
もちろんちっきりと期限があるものもありますが、
たとえば、他からデータが来てからする集計や資料作り。
「急がんけど、これやっといて」
「これ集めといて」
「これ調べといて」
と、期限なしで頼まれるもの。
効率化や既存のシステムなどの改善・整理みたいに、自分で見つけて始める仕事。
誰かの思いつきで軽く投げられて、蓋を開けてみたら、
別にやらんでもよかったやん。
みたいな仕事。
こういう仕事は、期限がないので、
「これは月曜日にやろう」
「これは月半ばまでにやろう」
と自分で予定を決めます。
ここまでは普通だと思います。
でも私は、その予定をいつの間にか締切に変えていました。
「この日にやる」が「この日までにやらないと」に変わってた
私はいつの間にか、
「月曜日にやる予定」
を、
「月曜日までにやらなければならない仕事」
にしていました。
月曜日にできなければ、火曜日にはもう、
遅れてる。
今回忘れていた仕事も同じです。
私は秘書に、この集計の仕事について
「これは本来、月半ばまでに済ませるやつです！」
と伝えています。
でもよく考えたら、
誰にも「月半ばまでにやって」と言われてませんでした。
他部署から頼まれている仕事なので、もちろんやる必要はあります。
ただ、データがいつも月半ばくらいまでには届くから、その頃にやっていただけ。
それが私の中で、
「いつも月半ばにやっている」
から、
「月半ばまでにやらなければならない」
に変わっていました。
自分で決めた予定を、自分で締切にしてました。
そして、こうやって、自分で作った締切に、自分で追いかけられて、いつも焦っていたのです。
だから、ずっと「遅れてる」気がしてた
予定どおりに仕事が進まないと、いつも仕事に追われている感じがしました。
イライラする日もあったし、憂鬱な日もありました。
急いで仕事をすることもあったので、ミスも多かった。
そしてそれを指摘されて落ち込む。
この悪循環には薄々気付いていました。
それでも、
明日やればいい。
とは、ほとんど思えませんでした。
仕事はいつも山積み。（だと思っていた。）
だから、明日に持ち越したくない。
そして残業する。
家に帰って、家の用事を済ませてから仕事をすることもありました。
それどころか、自分の仕事が誰かの作業待ちになっていると、その人の仕事にまで手を伸ばしていました。
待っている間ずっと仕事が残っている状態から、早く解放されたかったのです。
見方によっては、迷惑な人……。
その常連でした。
今回は、忘れてても非常事態にならなかった
今月から秘書に仕事を預け始めたばかりなので、月1回の仕事や不定期の仕事は、まだ全部伝えきれていません。
なのに私の頭はもう、
「仕事を全部覚えておかなくていい」
ことに慣れ始めています。
たぶんしばらくは、
「こんな仕事もあった！」
が、まだ出てくると思います。
でも以前のように、
「もう無理。残業や。」
とまではならないと思います。
やる必要があるなら、今どうするか考える。
本当に今日やる必要があるのかも考える。
予定していた日を過ぎていることと、本当に締切を過ぎていることは、同じじゃない。
そんなことを、今さら知りました。
予定と締切は、同じじゃなかった。
そしてこの日も、私は定時で帰りました。
